CASE semestr zimowy roku akademickiego 2006/2007

Agencja handlu nieruchomościami „TANI DOM”

W małymi miasteczku Bytowo niedaleko Warszawy powstała mała firma specjalizująca się w handlu nieruchomościami „Tani Dom”. Ze względu na dużo atrakcyjnych i niezagospodarowanych terenów w Bytowie i okolicach agencja szybko zdobyła klientów zainteresowanych sprzedażą bądź kupnem nieruchomości. Początkowo ewidencja wszystkich spraw była prowadzona „na papierze” ale szybko okazało się że ta forma sprawia wiele kłopotów. Niektóre dokumenty ginęły a poszukiwanie innych zajmowało pracownikom agencji wiele czasu. Z tego też powodu szef agencji pani Katarzyna zdecydowała się na zainwestowanie w system informatyczny, który usprawni pracę agencji. W tym celu zwróciła się do firmy informatycznej INFO-LAND , działającej na terenie Bytowa o zaprojektowanie i wdrożenie systemu informatycznego dla agencji. W krótkim czasie w agencji”TANI DOM” pojawił się szef projektu pan Zbigniew Doświadczony wraz z członkami zespołu Markiem Nowym oraz Karolem Programistą. W trakcie pierwszych wywiadów przeprowadzonych z pracownikami agencji powstał dokument opisujący organizację pracy w agencji.

Opis organizacji pracy agencji „TANI DOM”

1. W agencji „Tani Dom” pracują dwie osoby: właścicielka pani Katarzyna Szef oraz jeden pracownik pani Izabela Szczegół
2. Agencja prowadzi usługi pośrednictwa w zakresie zakupu, sprzedaży, dzierżawy lub wynajmu nieruchomości.
3. Agencja korzysta z usług firmy księgowej, która zajmuje się prowadzeniem księgowości oraz rozliczeniami z Urzędem Skarbowym.
4. Agencja współpracuje także z kancelarią prawnicza, która zajmuje się wyjaśnianiem sytuacji prawnej, niektórych nieruchomości oraz o ile tego życzy sobie klient prowadzi także sprawy sądowe prowadzące do ustalenia prawa własności. Obsługą prawną jest obciążany klient na podstawie umowy podpisanej w kancelarii prawniczej.
5. Klient, który jest zainteresowany sprzedażą , lub wynajmem posiadanej przez siebie nieruchomości podpisuje umowę zwaną „Umowa pośrednictwa sprzedaży lub najmu na wyłączność”. Nieruchomość jest dodawana do kartoteki agencji. Kartoteka obejmuje następujące kategorie nieruchomości

- Mieszkania

- Domy wraz działką

- Działki budowlane

- Grunty rolne.

Schemat opisu nieruchomości sporządzany przez agencję znajduje się w tabelach w załączniku A. W przypadku każdej nieruchomości klient który podpisuję umowę z agencją jest zobowiązany do dostarczenia aktu notarialnego lub innego dokumentu potwierdzającego własność nieruchomości

6. Na podstawie informacji przekazanych przez właściciela pracownik agencji „tani Dom” pani Izabela Szczegół sporządza tzw. „Kartę opisu” nieruchomości. Lista wzory poszczególnych kart znajdują się w załączniku.
7. Klientowi, który chce zakupić lub wynająć określoną nieruchomość przedstawiane są oferty znajdujące się w posiadaniu agencji. Klient, który chce zakupić lub wynająć nieruchomość zobowiązany jest do podpisania tzw. „Karty poszukującego”, w której zawarte są adresy wszystkich ofert udostępnionych mu przez agencję. Ma to zapobiec próbie „dogadania się” kupującego i sprzedającego poza agencją.
8. W przypadku zainteresowania poszukującego wybranymi ofertami, agencja organizuje spotkanie właściciela i kupującego/najemcy, mające na celu obejrzenie wybranej nieruchomości. W trakcie spotkania uczestniczy także pracownik agencji.
9. W przypadku zainteresowania klienta wynajmem lub dzierżawą nieruchomości. Pracownik agencji „Tani dom” sporządza umowę najmu lub dzierżawy w 3 egzemplarzach, którą podpisują obydwie strony w obecności pracownika agencji. Jeden egzemplarz umowy pozostaje w agencji.
10. W przypadku sprzedaży obydwie strony umawiają się już indywidualnie w biurze notarialnym.
11. Opłatę za pośrednictwo uiszcza właściciel nieruchomości według następujących zasad.

- W przypadku umów najmu lub dzierżawy opłata za pośrednictwo jest równa miesięcznej racie za wynajem lub dzierżawę.

- W przypadku sprzedaży nieruchomości opłata jest równa 0,05 % wartości nieruchomości.

12. Pracownik agencji przyjmuje od kupującego opłatę i wystawia mu fakturę VAT. Podatek VAT od usługi wynosi 7%.

Pani Katarzyna Szef sformułowała następujące wymagania wstępne dotyczące tworzonego systemu.

- system powinien wspomagać pracę agencji w zakresie ewidencji ofert kupna sprzedaży z uwzględnieniem wszystkich używanych przez agencję kryteriów opisu nieruchomości

- System powinien ułatwiać generowanie dokumentów używanych przez agencję

- System powinien wspomagać agencję w prowadzenie terminarza spotkań pomiędzy właścicielem a kupującym/najemcą.

- System powinien prowadzić ewidencję wszystkich danych o nieruchomościach udostępnionych osobom poszukującym.

- System powinien uwzględniać kartotekę nieuczciwych klientów, którzy mimo podpisanej umowy dokonali transakcji poza agencją.

Na podstawie przedstawionych informacji zespół projektowy musi sporządzić projekt systemu a następnie jego fizyczną implementację.

Załącznik A

Dokumenty używane przez Agencję „Tani Dom”

Ø Umowa najmu lokalu + inna + inna

Ø Umowa dzierżawy

Ø Umowa pośrednictwa sprzedaży lub najmu na wyłączność

Ø Karta opisu mieszkania + inna karta

Ø Karta opisu domu + inna karta

Ø Karta opisu działki, terenu + inna karta

Ø Karta opisu lokalu

Ø Karta poszukującego

Wszystkie wymienione dokumenty można znaleźć pod adresem: http://www.nieruchomosci.pl/wzory_umow/nieruchomosci.php